Benson Consultants
imie

Autor: Katarzyna Dobrowolska

10 kroków do efektywnej realizacji procesów w branży paliwowej

Przeczytanie tego artykułu zajmie Ci ok. 3 min.

Wąskie gardła, generowanie niepotrzebnych kosztów, uciekające zlecenia oraz pomniejszone przychody. To tylko niektóre z bolączek dotykające przedsiębiorstwa, które nie są zarządzane efektywnie. Jak zatem realizować procesy w firmach z branży paliwowej, by robić to dobrze i zyskać dodatkowe korzyści?


Proces w 10 krokach

Bazując na latach naszych doświadczeń, stworzyliśmy infografikę o efektywnej realizacji procesów w przedsiębiorstwach zajmujących się handlem, dystrybucją oraz transportem paliw płynnych. Współpraca z firmami z tego sektora pomogła nam zaplanować proces od początku do końca tak, aby był maksymalnie dochodowy i generował minimum kosztów operacyjnych. O to, jak to według Benson Consultants powinien wyglądać właśnie taki proces.

Krok 1: Rejestracja zlecenia

Czy w Twojej firmie korzystacie z systemów zewnętrznych? A może macie ich nawet kilka? Jeśli Twoja odpowiedź jest twierdząca, zintegrowanie danych w jednym miejscu może okazać się kluczowe dla usprawnienia działań wewnątrz organizacji. Automatyczny import zleceń pozwala na odpowiednie zarządzanie nimi i wzrost liczby tych obsłużonych, oraz na wyeliminowanie dużej ilości dokumentów papierowych.

Krok 2: Planowanie i optymalizacja

Znasz tę sytuację, gdy w Twojej firmie spędza się wiele godzin przy planowaniu tras pojazdów, a one i tak okazują się nieoptymalne? Jeśli tak, to możesz już o tym zapomnieć! Dzięki optymalizacji tras pojazdów wielokomorowych wraz z informacją o ich rentowności oszczędzasz czas pracowników, a przede wszystkim obniżasz koszty przejazdów.

Krok 3: Rejestracja transportu w systemie SENT

Nowe przepisy o przewozie paliw jako towarów wrażliwych nałożyły na firmy zajmujące się ich transportem nowe obowiązki. Obecnie każdy transport musi być zarejestrowany w systemie SENT poprzez platformę puesc.gov.pl. Ogromnym ułatwieniem okazuje się komunikacja systemu do zarządzania transportem z platformą PUESC, dzięki czemu rejestracja takiego przejazdu jest od razu zintegrowana ze zleceniami w systemie z automatycznym przypisaniem do niego numeru SENT.

Krok 4: Załadunek

Optymalna trasa to nie tylko ułożenie trasy tak, by przejechać jak najmniej kilometrów przy odwiedzeniu wszystkich punktów, ale też optymalne załadowanie pojazdów. System odpowiednio dobiera pojazdy z uwzględnieniem wielkości oraz rodzaju załadunku oraz przekazuje informacje o ilości przewożonego paliwa i jego rozłożeniu w komorach.

Krok 5: Przesłanie trasy na telefon kierowcy

Wyposażenie kierowcy w urządzenie mobilne z zaplanowaną trasą pomaga nie tylko w nawigowaniu go z punktu do punktu, ale też pozwala na ewidencję jego pracy na wszystkich etapach przejazdu i we wszystkich punktach.

Krok 6: Monitorowanie realizacji zleceń

Monitoring GPS pozwala na kontrolę przebiegu trasy kierowcy, ale dostarcza też innych korzyści. Po pierwsze, organizacja zyskuje możliwość kontrolowania nadużyć oraz spalania. Sygnał GPS jest importowany do systemu, przez co operator widzi aktualną lokalizację pojazdu, a także ma możliwość historycznego sprawdzenia tych danych. Planowana jest dodatkowa opcja ostrzegania kierowcy oraz operatora o zaniku sygnału GPS  pomaga w uniknięciu sytuacji, że monitoring GPS zostaje zerwany na dłużej niż 1 godzinę, co jest istotne z punktu widzenia kolejnych planowanych zmian w przepisach o transporcie towarów wrażliwych (tu przeczytasz o tym więcej http://tiny.pl/g4297).

Krok 7: Dostawa

Jak się okazuje to właśnie w tym miejscu często dochodzi do nadużyć oraz rozbieżności w ilości faktycznie rozładowanego paliwa w stosunku do zaplanowanej ilości. Zautomatyzowanie tego punktu pozwala na otrzymanie dokładnej informacji o ilości dostarczonego paliwa w czasie rzeczywistym, a także pomaga w wyeliminowaniu opóźnień samej dostawy. Dodatkowo kierowca za pomocą urządzenia z aplikacją mobilną wykonuje zdjęcie dokumentu i przesyła go do systemu, co znacznie przyspiesza proces księgowania.

Krok 8: Rozliczenie dokumentów

Automatyczne skanowanie dokumentów oraz archiwizacja ich w systemie znacznie eliminuje ilość papierowych dokumentów oraz przyspiesza ich obieg. Skanowane dokumenty są automatycznie załączane do danego zlecenia bez ich ręcznego przypisywania.

Krok 9: Rozliczenie faktur kosztowych

Proces zakłada również automatyczny import kosztów eksploatacji i wynagrodzeń do systemu na bieżąco dostarcza wiedzę o liczbach w organizacji i przyspiesza ich rozliczenie. Koszty rozliczane są z podziałem na przewoźników i flotę własną oraz zlecenia.

Krok 10: Raport i KPI

A na sam koniec, niczym wisienkę na torcie, zostawiliśmy automatyczne tworzenie raportów i KPI na podstawie danych z systemu. W końcu co daje większą wiedzę o kosztach w organizacji niż automatycznie wygenerowany w systemie raport z podziałem  na koszty klientów, przewoźników czy konkretne pojazdy? To właśnie skonsolidowanie danych w jednym systemie daje nieograniczone możliwości raportowania, które pokazują rzeczywiste dane.

Mamy nadzieję, że tym punktem wyczerpaliśmy temat, więc nadszedł czas, abyś zobaczył nasz proces na infografice.

Chcesz pobrać infografikę? Możesz zrobić to tutaj https://benson.pl/news-branza-paliwowa.

Comments powered by CComment

Bądź na bieżąco

Bądź na bieżąco

© 2017 Benson Consultants. All Rights Reserved.