Benson Consultants w oparciu o oprogramowanie PROPHIX dostarcza pełen zestaw narzędzi klasy Business Intelligence  wspierających i obsługujących cały proces tworzenia budżetu a następnie kontroli jego wykonywania.

Procesem równoległym do opracowywania planów strategicznych i planów okresowych przedsiębiorstwa jest określanie budżetu i wynikających z niego wartości i wskaźników. Z uwagi na to, że proces dochodzenia do finalnego kształtu budżetu jest w każdym przedsiębiorstwie inny, system wspierający opracowywanie budżetu musi być systemem otwartym i elastycznym. Tym bardziej, że jego elementy i poszczególne moduły muszą być wykorzystywane na wielu poziomach organizacyjnych i w wielu jednostkach konkretnej organizacji.

Benson Consultants dostarcza takich właśnie otwartych rozwiązań dla przedsiębiorstw, które planują wykonanie dedykowanych systemów budżetowania, ale również wykorzystanie funkcjonujących już w przedsiębiorstwie elementów aplikacji ERP / MRP, nawet jeśli nie posiadają one funkcjonalności bezpośrednio budżetowych.

Narzędzia informatyczne, które proponujemy do wspierania procesu budżetowania posiadają następujące funkcjonalności:

• generowanie wstępnych propozycji budżetowych w oparciu o automatyczną analizę zagregowanych danych historycznych
• obsługa przeliczania wartości budżetowych w oparciu o zmieniane parametry biznesowe (średnie wynagrodzenie, liczbę etatów, liczbę pojazdów, powierzchnię magazynową itp) 
• obsługa procesu wprowadzania budżetów cząstkowych poszczególnych jednostek przedsiębiorstwa i ich konsolidacjia
• obsługa wielu scenariuszy budżetowych i wyboru wersji ostatecznej
• obsługa ewentualnych modyfikacji budżetu i przesunięć środków w obrębie przedsiębiorstwa 
• analiza wykonania budżetu, ostrzeganie o odchyleniach w realizacji
• zautomatyzowane opracowywanie projekcji wykonania planu na podstawie napływających danych
  
• przygotowanie i dystrybucja raportów controllingowych dla zarządu i kierownictwa

Dostosowanie proponowanych narzędzi informatycznych, zamodelowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa w systemie PROPHIX oraz wykonanie odpowiednich interfejsów do baz danych rejestrujących operacje finansowe i biznesowe przedsiębiorstwa może nastąpić po dokonaniu przez Benson Consultants szczegółowej analizy potrzeb przedsiębiorstwa i jego struktury organizacyjnej i informatycznej.

Po dokonaniu takiego audytu, lub przekazaniu przez zarząd szczegółowych informacji o wymaganiach i infrastrukturze opracowywany jest projekt standardowego procesu budżetowania i określane szczegóły finansowe i technologiczne.

Po zaakceptowaniu zaproponowanego rozwiązania tworzony jest model budżętu w programie PROPHIX i jego integracja z istniejącym systemem informatycznym i funkcjonującymi bazami danych.
W trakcie wdrożenia opracowywane są procedury dla użytkowników systemu oraz przeprowadzane są szkolenia zarówno dla kierowników uczestniczących w procesach budżetowania jak i dla zespołu controllingowego, który w przyszłości będzie odpowiedzialny za analizy oraz dystrybuowanie informacji syntetycznych. Cały proces jest realizowany w ciągu 3 tygodni.

Część raportowa systemu PROPHIX pozwala na wielowymiarową analizę danych przychodowych, kosztowych, operacyjnych ewidencjonowanych w systemie księgowym, sprzedażowym lub rejestrującym inne zdarzenia biznesowe (np. magazynowe, transportowe) w ujęciu związanym z centrami odpowiedzialności zdefiniowanymi w planach budżetowych. Odpowiednie mechanizmy systemu pozwalają na reagowanie na każde odchylenia w realizacji w porównaniu do wielkości zaplanowanych. W przypadkach szczególnych możliwe jest w systemie powiadamianie kierownictwa o sytuacjach wymagających interwencji. Dotyczy to nie tylko wyników finansowych ale także wskaźników efektywnościowych związanych z profilem działalności przedsiębiorstwa (np. wydajności magazynierów, wykorzystania środków transportu, faktycznego czasu pracy poszczególnych pracowników).