Nawet najlepsza koncepcja strategii firmy nie ma sensu, jeżeli przedsiębiorstwo nie jest w stanie sprawnie jej realizować. Dlatego kadra menedżerska powinna dokonać diagnozy przedsiębiorstwa z organizacyjnego punktu widzenia.
Trzeba zdefiniować obiekty informacyjne oraz związki zachodzące pomiędzy nimi. Ogólny model danych jest abstrakcyjnym odwzorowaniem zawartości informacyjnej całego systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Budowę modelu danych należy rozpocząć od wytypowania najważniejszych z punktu widzenia potrzeb informacyjnych i decyzyjnych przedsiębiorstwa obiektów. W celu przeprowadzenia analizy organizacyjnej tych modeli konstruujemy specjalne macierze, które odzwierciedlają relacje między jej elementami. Macierz ukazująca zależność między funkcjami i obiektami danych prezentuje, jaki zakres danych jest wykorzystywany przy realizacji poszczególnych funkcji. Macierz zależności obiektów danych i komórek organizacyjnych może ujawnić błędne zakresy działania komórek organizacyjnych i obciążenie pracą tych komórek. Można w ten sposób pokazać kto, co i gdzie robi. Jeżeli proponowane analizy są zbyt mało szczegółowe można zbudować macierz zależności obiektów danych i poszczególnych pracowników bądź stanowisk pracy. Jednak jej wykonanie i analiza wymaga dużych nakładów pracy a jej efekty dla kadry zarządzającej są niewielkie. Na tym etapie modelowania najczęściej udaje się rozwiązać problem redundancji funkcjonalnej przez wykrycie:
większości powtórzeń funkcji (tzw. funkcji wspólnych)
funkcji nadmiarowych (tzn. zbędnych z organizacyjnego punktu widzenia)
wąskich gardeł funkcjonalnych
Opracowany przez Benson Consultants model funkcji jest przydatny do realizacji organizacyjnych celów takich jak optymalizacja i reorganizacja pracy, struktury organizacyjnej, definiowania zakresów czynności komórek organizacyjnych, analizy sezonowości funkcjonalnej oraz geograficznej analizy funkcjonalnej.
Projekt reorganizacji i optymalizacji systemu zatrudnienia można oprzeć na macierzach, w których odzwierciedlone są relacje między funkcjami i komórkami organizacyjnymi. Można w ten sposób wyznaczyć komórki organizacyjne przeciążone pracą lub niedociążone. Można również dokonać takiej analizy rozważając wzajemny wpływ funkcji i poszczególnych pracowników lub stanowisk pracy. Na podstawie opracowanych modeli procesów opracowuje się:
Po zdefiniowaniu modeli funkcji, procesów i danych zgodnie z proponowaną metodyką dokonujemy syntezy rozwiązań, która polega na opracowaniu propozycji rozwiązań oraz przypisaniu im priorytetów. Jest to jeden z najważniejszych punktów analizy.
